Ist eine Software mandantenfähig, kann sie mehrere Mandanten gleichzeitig auf demselben Server- oder Softwaresystem verwalten. Dies bedeutet, dass jeder Nutzer auf dieselbe Software zugreift, dabei aber eine eigene Oberfläche nutzt sowie individuelle Daten hinterlegen kann. Jeder Mandant konfiguriert seine Software mit seinen persönlich benötigten Einstellungen. Charakteristisch ist dabei, dass zwar alle auf dieselbe Basis zugreifen, jedoch niemand die Daten des anderen Nutzers einsehen kann. Obwohl die Daten der verschiedenen Mandanten häufig in derselben Datenbank gespeichert werden, werden sie durch das System logisch getrennt voneinander bereitgehalten. Dies ist aus Gründen des Datenschutzes vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
Hinsichtlich der Mandantenfähigkeit unterscheidet man mandantenabhängige und mandantenübergreifende Daten:
Die Mandantenfähigkeit von Software kann sich auf das Unternehmen vorteilhaft auswirken:
Die Mandantenfähigkeit hat auch einige Nachteile, z.B. die Datensicherung ist etwas aufwendiger. Da die Daten aller Mandanten gemeinsam in einer Datenbank gespeichert werden, kann dies die Sicherung der Daten erschweren. Hinzu kommt, dass die gemeinsame Nutzung der Software die Anforderungen an den Datenschutz erhöht.
Im unternehmerischen Alltag kommt mandantenfähige Software in den unterschiedlichsten Bereichen zum Einsatz, zum Beispiel:
Ein Webhoster verwaltet über denselben Server eine Vielzahl von Kundenwebsites.