Bedingungen für die digitale Buchführung, die GoBD
Rechnungserstellung mit Word, Excel oder was auch immer.
Laut BMF-Schreiben (v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003) genügt die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD. Also muss im täglichen Geschäft von dieser liebgewordenen Gewohnheit Abschied genommen werden.
Der Beleg „belegt“ einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten u,a. folgende Unterlagen:
Angebote
Rechnungen
Quittungen
Das Bundesfinanzministerium hat zusammen mit anderen Verwaltungen, Wirtschaftsverbänden, Steuerberatern und sonstige, die GoBD entwickelt. Sie bilden die rechtliche Grundlage für die Erstellung und Archivierung von Geschäftsdokumenten, die Unternehmen digitalisieren müssen.